L'explosion du support papier, les contraintes réglementaires, le nombre croissant des effectifs, la rotation importante du personnel, la volatilité des demandeurs de logement, les exigences de renseignements des uns et des autres rendent la gestion particulièrement délicate.

Les Offices HLM sont de gros consommateurs d'informations et le support de ces informations est le papier. De plus en plus, les collaborateurs sont amenés à manipuler une grande quantité d'informations et donc de papier.
Ceci pose le problème du stockage, de la circulation et de l'accessibilité de l'information sur un support malaisé à manipuler.
Par ailleurs quand le dossier d'un demandeur est sur un bureau, il n'est pas disponible pour les autres qui ne peuvent donc pas le proposer pour un autre logement.

L'organisation existante dans les Offices HLM

L'avancement d'un tel projet se heurte à un certain nombre d'obstacles :

• La contrainte financière de projets de gestion prioritaires ;
• L'harmonisation des procédures à l'intérieur de l'Office HLM ;
• La rénovation et la simplification des formulaires ;
• Enfin, une organisation suppose un changement de méthodes et une préparation du personnel de gestion.

Nous conseillons, dans ce contexte, de mener une démarche progressive qui permette dans un premier temps de régler les problèmes d'archivages et d'accès à l'information par l'installation de la LAD et de la GED, tout en étant indépendant du Progiciel de Gestion Immobilière (PGI) déjà en place.
Ensuite, il est possible d'automatiser en priorité deux premiers processus comme ceux des congés et l'attribution de logement puis d'attendre quelques mois les premiers retours d'expérience avant d'automatiser l'ensemble des processus.