L'indexation est une phase critique du processus d'archivage d'un document.

CODEXIA intègre de nombreuses techniques d'automatisation et de contrôle destinées à réduire au maximum les risques d'erreurs humaines tout en apportant des gains de productivité.
En fonction de la nature de l'indexation à réaliser, CODEXIA offre une palette d'outils toujours adaptée pour une acquisition ou une extraction optimisée des index.

Le moteur d'indexation de CODEXIA repose sur l'utilisation de la base de donnée relationnelle (SGBDR) standard de l'entreprise. (ORACLE, PROGRESS, SQL Server, DB2/400, ...).

Ce moteur d'indexation est multibases et permet ainsi d'utiliser le SGBDR de l'ERP comme base d'index. Par exemple, avec un numéro de pièce saisie, il est possible de retrouver un document, à tout moment sur la base d'un ensemble de critères d'index les plus larges car CODEXIA utilise toute la puissance des différentes SGBDR de l'entreprise.

Les contrôles automatiques des index proposés par CODEXIA peuvent être directement réalisés via une connexion, en temps réel ou non, sur les bases métier du client (ERP par exemple).

CODEXIA assiste l'utilisateur lors des phases de saisie en affichant des informations complémentaires issues des bases métiers, tout en contrôlant la validité des informations saisies (liste d'autorité, dictionnaire de valeurs, contrôles d'unicité, contrôles de valeur, ...). Les informations complémentaires issues des ERP peuvent être indexées automatiquement dans la base CODEXIA (figées) ou être mises en relation dans le modèle relationnel.

"Ces possibilités permettent ainsi de réduire considérablement les coûts et les risques de la phase d'indexation tout en offrant des possibilités presques infinies de recherche."